În 2025, lucrurile s-au schimbat serios pentru asociațiile de proprietari. Reglementările noi pun accent pe digitalizare, transparență financiară și limite clare privind responsabilitățile administratorilor. De la facturare electronică până la notificări digitale și plafon de casierie, totul e reglementat. Dacă faci parte din comitetul executiv sau ești administrator, ai obligația să știi ce e nou. Nu doar ca să respecți legea, ci și ca să eviți conflictele cu locatarii sau sancțiuni inutile.
Facturarea electronică e obligatorie
Din 2025, toate asociațiile trebuie să folosească sistemul RO e-Factura pentru servicii și lucrări contractate. Asta înseamnă că orice cheltuială — de la deratizare până la reparația liftului — trebuie justificată prin facturi înregistrate digital. E reglementat prin OUG 120/2021 și întărit în 2025 prin OUG 37/2025. Dacă nu folosești sistemul, există risc de blocaj contabil, refuz la plată din partea instituțiilor sau, mai grav, sancțiuni directe.
Plafon pentru plăți cash: 5.000 lei
Legea e clară: orice plată mai mare de 5.000 lei trebuie făcută prin bancă. Dacă administratorul achită cash, chiar și cu bon sau chitanță, amenda e minim 500 lei sau 25% din sumă. Limita zilnică totală pentru operațiuni numerar este 10.000 lei. Detaliile sunt explicate clar de Cenzorate-Expertize.
Bilanțul activ–pasiv și soldul casieriei
Până pe 28 februarie în fiecare an, administratorul trebuie să depună bilanțul financiar la Primărie. În plus, soldul din casierie nu are voie să fie mai mare de 1.000 lei la finalul anului. Dacă ai bani peste limită, ești obligat să justifici în scris și să reglementezi rapid situația.
Declarațiile D101 și D205: nu uita de ele
Dacă asociația are venituri suplimentare (ex: închiriere spații, antene), trebuie să depui Declarația D101 privind impozitul pe profit. Dacă ai colaborări sau plăți ocazionale către persoane fizice, se completează și D205. Termenul pentru D101 e 25 iunie 2025.
Notificările pe e-mail devin standard
Un proiect aprobat de Camera Deputaților prevede că asociațiile pot trimite convocări, hotărâri și notificări oficiale prin e-mail sau aplicații. Tot ce trebuie e ca proprietarii să-și dea acordul în scris și să furnizeze datele de contact.
E un pas logic: scurtează timpul de reacție, reduce consumul de hârtie și aduce totul într-un format ușor de urmărit.
Spațiile comerciale pot fi scutite de întreținere
Dacă un spațiu comercial din bloc nu este racordat la rețelele comune (apă, căldură, canalizare), poate fi scutit legal de la unele cheltuieli. Aplicarea acestei prevederi necesită un vot în Adunarea Generală și actualizarea grilei de repartizare.
Greșelile de administrare se sancționează
Administratorul sau comitetul nu are voie să ia decizii importante fără votul în Adunarea Generală. De exemplu: nu poți încheia un contract pentru reabilitarea fațadei fără proces-verbal. Dacă o faci, poți fi amendat cu sume între 2.500 și 5.000 lei.
Certificatul de administrator: obligatoriu
Orice administrator trebuie să dețină un certificat de calificare profesională, conform Legii 196/2018. Dacă nu îl are sau acționează în afara mandatului dat de Adunarea Generală, poate fi demis sau acționat în instanță.
Checklist 2025 – ce trebuie să verifici periodic
- toate facturile sunt înregistrate prin RO e-Factura
- plățile mai mari de 5.000 lei sunt făcute prin bancă
- soldul din casierie e sub 1.000 lei la final de an
- declarațiile fiscale D101 și D205 sunt completate și depuse
- ai datele de contact actualizate și acorduri scrise pentru comunicare electronică
- toate deciziile majore sunt însoțite de proces-verbal semnat
- administratorul are certificat valabil
- regulamentul de bloc și statutul sunt actualizate și arhivate
Concluzie
Noile reguli cer mai multă organizare, dar reduc riscurile și conflictele. Administratorii și comitetele care știu ce au de făcut câștigă respectul locatarilor și evită amenzile inutile.
Dacă vrei ajutor cu digitalizarea, verificarea documentelor sau actualizarea completă a proceselor din asociație, Apiall îți poate oferi un pachet complet, simplu și legal.